O cenário, cada vez mais competitivo, no âmbito empresarial, exige posturas assertivas na tomada de decisões e no processo gerencial. Para destacar-se frente aos concorrentes e imprimir uma marca positiva no mercado, muitas empresas têm recorrido a ferramentas que potencializam um trabalho para a evolução nas relações humanas, buscando desenvolver a cultura empresarial adequada ao seu crescimento. O modelo de qualidade 5S pode ser o ponto de partida para esse processo.
A origem do Modelo 5S
O 5s tem origem japonesa, criado no momento em que o país passava por um forte período de reconstrução, após a segunda guerra mundial. O modelo de controle de qualidade desenvolvido na época ficou conhecido como Qualidade no Estilo Japonês, ou Total Quality Control TQC – Controle da Qualidade Total). O 5s visa um olhar 360 graus sobre o processo de produção até a entrega de um produto ao cliente, garantindo a sua satisfação.
De fácil compreensão e com um viés de aplicação coletiva, a metodologia 5s tem sido amplamente difundida entre empresas que aspiram competitividade, excelência e a melhoria dos resultados no cotidiano das organizações. A ferramenta sugere ideias simples, com um alto potencial de impacto positivo nos negócios.
O significado dos 5S
Considerada uma porta de entrada e base para implantação da qualidade total, a metodologia 5S leva este nome devido à primeira letra de cinco palavras japonesas:
Seiri (Utilização): “Separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário”. Significa utilizar materiais, ferramentas, equipamentos e dados com equilíbrio e bom senso.
Seiton (Organização): “Identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente”. O senso de organização pode ser interpretado como a importância de se ter todas as coisas disponíveis de maneira que possam ser acessadas e utilizadas imediatamente. Para isto devem-se fixar padrões e utilizar algumas ferramentas bem simples como painéis, etiquetas, estantes, etc. Tudo deve estar bem próximo do local de uso e cada objeto deve ter seu local específico.
Seiso (Limpeza): “Manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar”. Este senso define a importância de eliminar a sujeira, resíduos ou mesmo objetos estranhos ou desnecessários ao ambiente. Trata-se de manter o asseio do piso, armários, gavetas, estantes, etc. O senso de limpeza pode ir além do aspecto físico, abrangendo também o relacionamento pessoal onde se preserva um ambiente de trabalho onde impere a transparência, honestidade, franqueza e o respeito.
Seiketsu (Higiene): “Manter um ambiente de trabalho sempre favorável a saúde e higiene” A última etapa do programa 5S é definida pelo cumprimento e comprometimento pessoal para com as etapas anteriores. Este senso é composto pelos padrões éticos e morais de cada indivíduo. Esta etapa ocorre quando os indivíduos passam a fazer o que precisa ser feito, mesmo quando não há a vigilância geralmente feita pela chefia ou quando estendem estes conceitos para a vida pessoal demonstrando seu total envolvimento.
Shitsuke (Disciplina): “Fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito, transformando os 5s’s num modo de vida”. O senso de padronização é traduzido na fixação de padrões de cores, formas, iluminação, localização, placas, etc. Como abrange também o conceito de saúde, é importante que sejam verificados o estado dos banheiros, refeitórios, salas de trabalho, etc. afim de que sejam identificados problemas que afetam a saúde dos colaboradores como os problemas ergonômicos, de iluminação, ventilação, etc. Este senso tem como principal finalidade manter os três primeiros S’de forma que eles não se percam.
A soma destes preceitos prevê uma mobilização interna, colocando todos os colaboradores de uma empresa como protagonistas na arte de implantar uma qualidade percebida diariamente, através da organização e disciplina no ambiente de trabalho.
Como implantar o Modelo 5s na sua empresa?
Estabelecer uma estratégia de implantação que não entre em choque com a cultura local, permitindo que mudanças ocorram sem grandes rupturas desestabilizadoras;
A implantação do 5S é uma decisão que cabe somente à alta direção e as ações necessárias devem por ela ser tomadas e;
A alta administração deverá estabelecer uma estrutura de apoio à implantação, constituindo um “comitê 5S”
Saiba como aplicar a metodologia 5s na sua empresa
O Modelo 5S é ideal para empresas que buscam melhorar a produtividade, reduzir custos e garantir um crescimento sustentável, pautado em lucratividade, bom clima organizacional e na mudança de paradigmas dentro da empresa. A tarefa exige o comprometimento de toda a equipe e, muitas vezes, a assessoria de profissionais especializados para alcançar os objetivos propostos.
Dicas para a implantação
Além de angariar o envolvimento e participação de todos os funcionários, é necessário de que as pessoas estejam convencidas de que a ferramenta realmente trará benefícios tanto na vida profissional quanto pessoal. Abaixo seguem algumas dicas para melhorar o processo de implantação:
1 – Escolha uma área da empresa para iniciar o processo
O 5s requer a utilização de recursos. Por este motivo é interessante maximizar a atenção onde o retorno será mais ágil e visível.
2 – Faça a implantação de maneira gradativa; obedecendo etapas pré-determinadas
Cada “S” deve ser implantado no seu devido tempo. Geralmente, segue-se a sequência em que foram apresentados neste artigo. O tempo de duração de cada fase deve ser o suficiente para que as pessoas envolvidas absorvam os conceitos e adotem os mesmos como rotina no seu dia a dia. A aplicação de avaliações periódicas e utilização de quadros de gestão a vista ajudam a avaliar se a metodologia está sendo absorvida pela organização de forma adequada.
3 – Invista em treinamentos, cursos e capacitações
Ofereça treinamentos para todos os funcionários, desde aqueles que estão no chão de fábrica até gerentes e diretores.
4 – Aposte na eficácia de equipes multidisciplinares
Crie equipes multidisciplinares e aloque as mesmas em diferentes áreas. Estas equipes irão mapear os problemas, os desperdícios e os riscos criando planos de ação e procedimentos para manter a ferramenta em um ciclo de melhoria contínua.
5 – Seja consistente e realista
Tire fotos do novo padrão estabelecido, crie rotinas de limpeza, organização e principalmente: seja consistente e realista às metas e padrões estabelecidos. Cada organização funciona de uma forma diferente e é fundamental que os conceitos aplicados sejam adequados a forma de trabalho.
Se você quer entender bem o funcionamento da metodologia 5s e a maneira correta para a sua implementação; busque informações junto a equipe da VP Consultoria e Treinamento. Um time preparado para transformar as dificuldades da sua empresa em resultados reais e qualidade percebida em todos os processos da gestão do negócio.
